Voor non-profitorganisaties is de automatische incasso een cruciaal proces. Het is de goedkoopste manier van giftenverwerking en het geeft flinke zekerheid over de te verwachten inkomsten. Het is dan ook zaak om dit proces goed in te richten. Voor Salesforce zijn verschillende goede tools beschikbaar, maar hoe werkt dat dan in de praktijk? In deze blogpost zet ik de belangrijkste stappen op een rijtje.
Wat heb je nodig?
Voordat je kunt starten met automatische incasso heb je uiteraard toestemming en een aantal gegevens nodig van je donateur. Dit zijn:
-
Naam
-
IBAN (BIC-code is meestal niet nodig)
-
Bedrag
-
Frequentie (eenmalig, maandelijks, etc.)
-
Startdatum
-
Eventuele einddatum
-
Eventuele bestemming (projectgift)
-
Mandaat (schriftelijke goedkeuring voor de automatische incasso)
Ook is het nodig om eenmalig een incassocontract met je bank af te sluiten. In zo’n contract staat onder andere hoeveel je mag incasseren per batch en per transactie.
Invoer
Wanneer je een overeenkomst invoert bij een donateur, vergeet dan niet om ook een herkomstcampagne en een bestemming vast te leggen. De herkomstcampagne geeft inzicht hoe de overeenkomst is geworven en helpt je om kosten/baten analyses te maken. De bestemming geeft aan waar de donatie voor bestemd is. Is het ongeoormerkt geld of voor een specifiek project? De bestemming bepaalt tevens welke bedanktekst er op het dagafschrift verschijnt. Zo kun je je donateurs heel persoonlijk bedanken.
Het eindresultaat van de invoer is een overeenkomst die is gekoppeld aan een Betalingsprofiel (IBAN) en een Mandaat. Het systeem rekent uit wat de eerstvolgende incassodatum wordt.
Communicatie
Zorg ervoor dat je helder met je donateurs communiceert over het incassoproces. Daarmee voorkom je onvrede, storneringen of zelfs claims. Geef aan op welke data je gaat incasseren en bevestig wat je hebt vastgelegd. Denk dan met name aan het Mandaat-ID en het Incassant-ID. Een mailmerge of geautomatiseerde e-mail bevestiging leent zich hier prima voor.
Verwerking
Het is mogelijk om dagelijks incassobestanden aan te bieden bij de bank. Gebruikelijker is het om dit één keer per maand te doen. In een Incasso Run bepaal je tot en met welke datum je wilt incasseren. Voor de betreffende transacties wordt een zogenaamde termijn aangemaakt: oftewel een openstaande post. Is de selectie akkoord, dan wordt een incassobestand aangemaakt dat je kunt inlezen op de website van de bank. Wordt het bestand geaccepteerd, dan worden alle termijnen op ‘geïncasseerd’ gezet én wordt er bij iedere donateur een gift aangemaakt. Tegelijkertijd wordt alvast de datum voor de volgende incasso bijgewerkt.
Storneringen
Uiteraard zijn er incasso’s die mislukken. Bijvoorbeeld vanwege te weinig saldo of omdat de rekening is opgeheven. Deze informatie wordt door de bank teruggeleverd in de dagelijkse transactiebestanden. Door het herkennen van het betalingskenmerk wordt de betreffende termijn op ‘gestorneerd’ gezet en wordt er een negatieve gift ingeboekt. Ook de reden van de stornering wordt op de termijn gezet. Het is vervolgens aan jou of je een stornoproces wilt inrichten. Wil je een mislukte incasso opnieuw proberen? Zo ja, in welke gevallen en hoe vaak? Dit alles is perfect in te richten in Salesforce en g-company helpt je daar uiteraard bij.
Eindresultaat
Het eindresultaat is een vloeiend en voorspelbaar incassoproces. De donateur wordt niet voor verrassingen geplaatst en de non-profitorganisatie heeft tegen de laagste verwerkingskosten maximale zekerheid over te verwachten inkomsten én helder inzicht in de herkomst en bestemming van giften!
