Aureus

De uitdaging

De bestaande systemen voor relatiemanagement (studenten, leden, alumni) en voor CRM (sponsoring en studieprojecten) waren inadequaat en niet op elkaar afgestemd. Communicatie was een uitdaging. In een zakelijke markt van sponsoren en gesubsidieerde studieprojecten, met een beperkt aantal potentiële relaties en vele concurrerende studieverenigingen, werden commerciële kansen vaak gemist vanwege inadequate registratie en follow-up. Bovendien was er geen integratie tussen de website – die sowieso nodig toe was aan vernieuwing – en de back office systemen. Het was tijd voor verandering. Aangezien het bestuur van een studievereniging ieder academisch jaar wisselt, diende de oplossing voor deze uitdaging op korte termijn gerealiseerd te worden.

De oplossing

Salesforce is geïmplementeerd om de bestaande systemen voor relatie-, leden- en alumnimanagement te vervangen. Alle data van de oude systemen is gemigreerd naar Salesforce. Een derde partij heeft op basis van WordPress een nieuwe website ontwikkeld, inclusief integraties met Salesforce. Rapporten en dashboards zijn aangemaakt zodat bestuursleden met commerciële verantwoordelijkheden gemakkelijk de pijplijn kunnen bijhouden en controleren. Voor evenementen wordt gebruik gemaakt van Salesforce’s campagnemanagement.  

Het resultaat

Alle kansen voor sponsoring en gesubsidieerde studieprojecten kunnen nu op de voet gevolgd worden. Communicatie met leden (aspirant, huidig en voormalig) verloopt op gestructureerde wijze en alle activiteiten worden geregistreerd. Evenementen worden aangemaakt en beheerd vanuit Salesforce en worden op de website weergegeven, waar leden zich kunnen inschrijven. Al deze informatie wordt weer opgeslagen in Salesforce. Op de website kunnen leden ook hun persoonlijke gegevens inzien en wijzigen. Deze verbeterde processen maken Aureus tot een meer resultaatgerichte organisatie die sterk staat tegenover haar concurrenten.