COC Nederland: LHBTI Nonprofit automatiseert processen met Salesforce
Standaardisatie en centralisatie van het management
Als organisatie met internationale reikwijdte stond COC Nederland voor drie grote IT-uitdagingen:
- Projectmanagement, vooral internationaal, omvat veel repetitieve handelingen die vaak handmatig werden uitgevoerd. Projectplannen, contracten en subsidies moesten beter worden beheerd voor meer grip op deze zaken.
- Ledenadministratie gebeurde extern, wat betekende dat de relaties met leden niet hun potentieel bereikten. COC Nederland wilde het relatiebeheer intern onderbrengen om betere kennis van en interactie met donateurs mogelijk te maken.
- De administratie van vrijwilligers verschilde sterk tussen de twintig lokale kantoren, met een gebrek aan uniforme aanpak of naleving van de AVG-wetgeving, wat zorgen baarde. Het centraliseren van deze functie zou ervoor zorgen dat alle vrijwilligers professioneel werden beheerd.
"Salesforce bespaart ons tijd en biedt een veel beter overzicht dan we eerder hadden. We zijn net live gegaan en het werpt nu al zijn vruchten af."
Een specialistische oplossing voor non-profitorganisaties
COC Nederland schakelde TwoPurpose in om het Customer Relationship Management (CRM) systeem te identificeren dat het beste aansloot bij die uitdagingen. Salesforce werd gekozen om het lichaam in staat te stellen taken te beheren en automatiseren vanuit een centraal, hoogfunctionerend, aanpasbaar platform.
Vervolgens werden er Salesforce-native apps toegevoegd voor specifieke functies: Formtitan beheert het ondertekenen en opslaan van documenten, samen met online lidmaatschapsregistratie die direct verbindt met de leden database. Findock gaat om met financiën, genereert digitale facturen en koppelt inkomsten voor boekhoudkundige doeleinden, waarbij financiële gegevens betrouwbaar worden geautomatiseerd.
Deze werden vervolgens gecombineerd met Salesforce’s gespecialiseerde non-profitpakket – NPSP – waardoor donatie- en programmagegevens, inclusief informatie over individuele donateurs en vrijwilligers, binnen handbereik van COC zijn, samen met een hoger niveau van overzicht over hoe fondsen van donor naar programma bewegen.
"Naar Salesforce overstappen was een spannend proces voor ons. The geweldige ondersteuning van TwoPurpose betekende dat dit project zonder moeilijkheden en op tijd werd opgeleverd."
Meer geautomatiseerd, meer impact
COC Nederland heeft nieuwe apps ontwikkeld voor internationale projecten en lidmaatschappen van lokale verenigingen, beide gebaseerd binnen het centrale Salesforce-platform.
Directeur Marie Ricardo beschrijft: “Onze internationale projecten hebben eindelijk structuur, met digitale goedkeuring waardoor onze teams sneller en met meer vertrouwen in het veld kunnen werken. Lidmaatschappen worden geautomatiseerd al vanaf de website, wat betekent dat lokale verenigingen op elk moment een actueel overzicht hebben van leden en fondsen. Tegelijkertijd is het beheer van vrijwilligers nog nooit zo eenvoudig geweest.”
Het verminderen van handmatige handelingen over heel COC Nederland betekent minder administratie, dus meer aandacht voor werk dat ertoe doet. Strategisch inzicht in de internationale projecten is verbeterd, zodat het hoger management gemakkelijk de impact van het huidige werk van COC kan beoordelen en zich kan richten op wat hierna komt. “Overstappen naar Salesforce was een spannend proces voor ons. De deskundige ondersteuning van TwoPurpose zorgde ervoor dat dit zonder moeilijkheden en op tijd kon worden opgeleverd,” concludeerde Ricardo.
