Handicart: naar één geïntegreerd platform
"Samen met TwoPurpose zijn we op de goede weg een systeem te bouwen waar wij jarenlang plezier van zullen hebben."
De uitdaging
Het aantal complexe processen binnen Stichting Handicart is aanzienlijk. Naast de registratie van alle leden en donateurs was het dan ook noodzakelijk een aantal specifieke processen te automatiseren. Zo was men op zoek naar een koppeling met de website voor het aanmelden van pashouders en het werven en vastleggen van donaties en toernooiopbrengsten én voor het reserveren van een Handicart. Ook een koppeling met alle afzonderlijke Handicarts om het gebruik ervan te registreren en af te rekenen en de koppeling met een externe oplossing voor het produceren van de ledenpassen stond hoog op het wensenlijstje van de stichting.
De oplossing
De keuze voor Salesforce heeft Handicart redelijk snel gemaakt aangezien Salesforce volledig cloud-gebaseerd is en de flexibiliteit die men heeft met Salesforce als het gaat om koppelingen is enorm. In eerste instantie is de registratie van de leden en donateurs overgezet van het oude systeem naar Salesforce. Tal van processen die in het verleden handmatig verricht moesten worden, worden nu volledig automatisch verricht. Er is een koppeling gemaakt met de website van Handicart zodat leden hun eigen gegevens kunnen beheren en nieuwe leden zich online kunnen aanmelden. Ook het produceren van de ledenpassen, inclusief pasfoto, vindt nu grotendeels geautomatiseerd plaats.
Daarnaast zijn alle Handicarts voorzien van GPS en zijn zij gekoppeld aan Salesforce zodat het gebruik ervan geregistreerd wordt. Leden kunnen nu een Handicart reserveren en deze vervolgens op de baan activeren bij een ‘console’. Na afloop wordt de ronde vastgelegd in Salesforce waarna de kosten geïncasseerd kunnen worden bij het desbetreffende lid.
Het resultaat
Veel processen die voorheen handmatig werden verricht, worden nu volledig geautomatiseerd uitgevoerd. Dit scheelt enorm veel tijd! Omdat het gebruik van de Handicarts nu ook gedetailleerd wordt vastgelegd, heeft men meer grip op het onderhoud ervan. Door middel van goede rapportagefunctionaliteiten heeft men nu altijd informatie bij de hand die bovendien up to date is.
