Het Vergeten Kind: voorbereid op donatiepiek tijdens 3FM Serious Request
De uitdaging
Tijdens de COVID-crisis kreeg het werk van de stichting brede publieke waardering, omdat ze nog harder werkte om kwetsbare kinderen te helpen, van wie velen hun situatie hadden zien verslechteren sinds ze geïsoleerd thuis zaten.
Daarom werd de stichting gekozen als het middelpunt en ontvanger van de jaarlijkse fondsenwerving van 3FM Serious Request. Sinds de aankondiging in september zijn er meer dan 400 marketinginitiatieven gestart, met de campagne die in december 2022 zijn hoogtepunt bereikt. Gedurende de week voor Kerstmis zullen 3FM DJ’s 24 uur per dag verzoeken om geld spelen vanuit het Glazen Huis in Amersfoort om geld in te zamelen voor Het Vergeten Kind, zodat de stichting haar belangrijke werk kan voortzetten en licht kan brengen in het leven van 100.000 vergeten kinderen.
In staat om grote piekbelasting aan te kunnen
“Donaties moeten snel worden verwerkt, want als mensen langer dan 10 seconden moeten wachten voordat een bepaalde pagina op het scherm verschijnt, zullen ze stoppen en zeggen: 'Ik doe het later wel,' en vervolgens vergeten terug te komen.”
Voorbereid voor onvoorziene omstandigheden sinds 2016
Gelukkig was de bestaande infrastructuur in Salesforce al in gebruik. “Iedereen praat over de ‘digitale reis’, de digitale transformatie en de overstap naar de cloud,” legde Peters uit, “maar Het Vergeten Kind heeft dat al in gang gezet door in 2016 met ons samen te werken. We hebben ze eigenlijk al jaren geleden voorbereid op dit moment. Dat wisten we destijds niet, maar als ze niet met deze Cloud en Salesforce hadden gewerkt, zouden ze waarschijnlijk nog steeds met een oud systeem of Excel werken, en zouden ze deze enorme uitdaging niet aankunnen of kunnen faciliteren.”
Omdat de 3FM-campagne een enorme werklast op hun bestaande website en Salesforce-integratie zou leggen, zocht Het Vergeten Kind hulp om er zeker van te zijn dat ze volledig voorbereid waren om de grote publiciteit en fondsenwervingsmogelijkheid aan te kunnen.
“Bij de start van de campagne was ik blij dat we al gebruik maakten van het Salesforce platform. Tijdens eerdere grote campagnes wisten we al dat het platform (Salesforce & Marketing Cloud, red.) piekbelastingen aankonden.”
Optimalisatie door grondig testen
Het team ging Salesforce binnen en controleerde alles door tientallen tests uit te voeren met webbureau Trybes. Bijvoorbeeld, wat als er in één keer 500 donaties worden verstuurd? Wat dacht je van duizend of tweeduizend? Trybes heeft ook nieuwe formulieren gecreëerd voor 3FM, aangezien de fondsenwervingscampagne zelf de oproepen zou uitvoeren en uiteindelijk de gegevens zou bezitten, hoewel Het Vergeten Kind de donaties en gegevens zou ontvangen. Aangezien Het Vergeten Kind ook Salesforce Marketing Cloud had, een geavanceerde marketingmachine, zouden donateurs automatisch worden ingeschreven in een koperstraject, zelfs als ze maar 1 euro doneerden.
Lex Dekker, de Salesforce squad-leider bij TwoPurpose, legde uit: “Wanneer iemand een eenmalige donatie doet, activeert dit een klantreis met als uiteindelijk doel hen een terugkerende donateur te maken: Dat is iemand die heel gepassioneerd is over de zaak, die regelmatig doneert, en die de verhalen van de kinderen die geholpen worden wil volgen. Door Salesforce te implementeren, niet alleen voor hun CRM maar ook voor marketing, was Het Vergeten Kind vanaf het begin klaar voor succes.”
“To the next level”
“Veel organisaties gebruiken Salesforce, zelfs kleine non-profitorganisaties, maar Salesforce’s Marketing Cloud – dat is een ander verhaal,” legde Peters uit. “Het is echt een high-end product, iets wat Spotify en Amazon gebruiken, dus het hebben van dit grote product kan Het Vergeten Kind echt helpen om naar het volgende niveau te gaan,” voegde hij eraan toe.
Omdat de stichting al een groot deel van haar CRM en fondsenwerving heeft geautomatiseerd, heeft ze meer capaciteit om de daadwerkelijke dingen te doen waarvoor ze er is en kan ze meer focussen op haar kernactiviteiten – het helpen van kinderen.
